En Talkdesk, la gestión eficaz de los números de teléfono es esencial para mantener una comunicación organizativa fluida. Para garantizar un control y acceso adecuados, Talkdesk dispone de cuatro permisos distintos relacionados con los números de teléfono: View, Edit Settings, Buy y Delete. Cada permiso cumple un propósito específico y puede asignarse a diferentes roles según los requisitos organizativos.
View
El permiso "View" permite a los usuarios acceder y revisar la lista de números de teléfono asociados a la cuenta de Talkdesk. Los usuarios que tengan este permiso pueden ver datos como el número de teléfono, su nombre descriptivo, los ring groups asignados y otras configuraciones. Sin embargo, no pueden hacer ningún cambio en los ajustes o configuraciones de estos números. Este permiso suele concederse a roles que requieren supervisión sin necesidad de modificar las configuraciones, como supervisores o auditores.
Edit Settings
Los usuarios con el permiso "Edit Settings" pueden modificar las configuraciones de los números de teléfono existentes. Esto incluye cambiar el nombre descriptivo, asignar o actualizar ring groups, configurar opciones de reenvío de llamadas y configurar otros ajustes específicos del número. Este permiso es esencial para los roles responsables de gestionar el enrutamiento de llamadas y garantizar que las llamadas entrantes se deriven a los equipos o agentes adecuados. Es crucial asignar este permiso cuidadosamente para garantizar que solo el personal calificado pueda alterar la configuración de los números de teléfono, y así mantener la integridad de los flujos de llamadas. Encuentre más información sobre cómo configurar sus números de teléfono aquí.
Buy
El permiso "Buy" permite a los usuarios adquirir nuevos números de teléfono directamente desde la interfaz de Talkdesk. Este proceso implica seleccionar el país deseado, el código de área y el tipo de número (local o gratuito), y luego adquirir el número para su uso inmediato. Los usuarios también pueden solicitar números o patrones específicos, según la disponibilidad. La asignación de este permiso suele reservarse a las funciones administrativas responsables de ampliar o ajustar los recursos de telefonía de la organización para satisfacer las necesidades empresariales. Para más información sobre la compra de números de teléfono, consulte la documentación oficial de Talkdesk.
Delete
El permiso "Delete" permite a los usuarios eliminar números de teléfono de la cuenta de Talkdesk. Eliminar un número es una acción significativa que puede afectar las rutas de llamadas entrantes y la accesibilidad del cliente. Por lo tanto, este permiso debe concederse con moderación y, normalmente, solo a los administradores de mayor rango que comprendan las implicaciones de eliminar un número. Es importante tener en cuenta que, aunque los números eliminados se borran de las configuraciones activas, los datos históricos asociados a estos números siguen siendo accesibles para la elaboración de informes. Encuentre más información sobre cómo puede eliminar sus números aquí.
Asignación de permisos
Para asignar estos permisos, los administradores pueden crear roles personalizados o modificar los existentes dentro de la sección "Roles and Permissions" de la aplicación Admin. Al seleccionar cuidadosamente los permisos adecuados para cada rol, las organizaciones pueden garantizar que los usuarios tengan el acceso necesario para llevar a cabo sus funciones sin comprometer la seguridad ni la funcionalidad del sistema. Para ver más instrucciones sobre la configuración de Roles and Permissions, consulte la documentación oficial de Talkdesk.
Comprender los permisos de números en Talkdesk
Para comprender mejor cómo funcionan estos permisos en la práctica, exploremos dos ejemplos de roles diferentes con referencias visuales:
Escenario 1: Gerente de operaciones con permisos limitados
Los gerentes de operaciones suelen necesitar supervisar el uso de los números de teléfono (por ejemplo, para la planificación de recursos) y deben poder adquirir nuevos números a medida que las necesidades de la empresa se expanden. Sin embargo, por lo general, no requieren acceso a la configuración técnica ni la capacidad de eliminar números.
Como se muestra en la imagen anterior, al gerente de operaciones solo se le han otorgado los permisos "View" y "Buy" en la página de configuración de permisos de Talkdesk. Con estos permisos, él puede:
- Ver todos los números de teléfono y sus datos
- Adquirir nuevos números a medida que aumenten las necesidades de la empresa
La captura de pantalla anterior muestra cómo esto afecta a su experiencia con la interfaz. Cuando un gerente de operaciones accede a la página de configuración de números de teléfono, tanto las opciones de edición como de eliminación no están en la interfaz. Esta restricción impide que los gerentes de operaciones modifiquen la configuración técnica, como las reglas de enrutamiento o la eliminación de números existentes del sistema, lo que ayuda a mantener la integridad del sistema y evita cambios accidentales.
Escenario 2: Administrador de sistemas con permisos completos
Los administradores de sistemas requieren un control integral sobre la infraestructura de telefonía para gestionar adecuadamente el entorno técnico y responder a las necesidades cambiantes de la empresa.
Como se muestra en la captura de pantalla anterior, los administradores de sistema tienen los cuatro permisos ("View", "Edit Settings", "Buy" y "Delete") configurados en la página de permisos de Talkdesk, lo que les da acceso completo al sistema de gestión de números de teléfono.
La captura de pantalla muestra la vista del administrador de sistemas de la página de configuración, donde puede:
- Ver todos los números de teléfono y sus datos
- Editar la configuración, incluido el cambio de nombres descriptivos, la actualización de los ring groups y la configuración de las opciones de desvío de llamadas.
- Adquirir nuevos números para cualquier departamento o función
- Eliminar los números que ya no sean necesarios
Este acceso completo permite a los administradores de sistemas gestionar completamente el entorno de telefonía, implementar los cambios solicitados por diferentes departamentos y mantener la eficiencia del sistema.
Este enfoque de permisos diferenciados permite a las organizaciones adoptar una gestión adecuada basada en las responsabilidades de cada rol. Otras configuraciones de roles comunes incluyen:
- Gerentes de departamento: A menudo solo tienen el permiso "View", lo que les permite ver los números asignados a su departamento sin hacer cambios.
- Especialistas en adquisiciones: Podrían tener los permisos "View" y "Buy" para gestionar la adquisición de nuevos números sin cambiar las configuraciones.
- Especialistas en Technical Support: Podrían tener los permisos "View" y "Edit Settings" para configurar números, pero no para añadirlos ni eliminarlos del sistema.
Al gestionar cuidadosamente estos permisos, las organizaciones pueden mantener un control efectivo sobre su infraestructura de telefonía, garantizando que los números de teléfono se gestionen de manera segura y eficiente, al mismo tiempo que se respetan las políticas internas de gobierno.
Al gestionar cuidadosamente estos permisos, las organizaciones pueden mantener un control efectivo sobre su infraestructura de telefonía, garantizando que los números de teléfono se gestionen de manera segura y eficiente.