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Nota importante: Esta función está disponible en Preview para clientes seleccionados.

Índice

• Resumen
• Importancia de Ringing Preference
• Modos Ringing
• Funciones clave
• Interacción de Ringing Preference y Call Forwarding
• Casos de uso comunes
• Ruta de configuración de usuario
• Notas para administradores

Resumen

Ringing Preference es una función configurable por el usuario que permite controlar la distribución de las llamadas entrantes en sus dispositivos cuando se les asignan varios puntos de finales. Tanto si los usuarios disponen de la Conversations app en su portátil y de un dispositivo SIP (como un teléfono de escritorio, un softphone de escritorio o un softphone móvil), como si utilizan cualquier otra combinación de dispositivos, Ringing Preference les permite elegir si las llamadas suenan en todos los dispositivos al mismo tiempo (Simultaneously) o uno tras otro (Sequentially). 

Esta función ayuda a los usuarios a gestionar las interrupciones, optimizar su flujo de trabajo y mantenerse conectados en los dispositivos más relevantes de su trabajo.

Importancia de Ringing Preference

El entorno de trabajo moderno es flexible. Las personas pueden comenzar su día en la oficina con un teléfono y un portátil, luego pasar a una sala de conference, trabajar desde casa o estar de viaje. Los dispositivos, las location y la disponibilidad cambian a lo largo del día. 

Sin Ringing Preference, todos los dispositivos sonarían cada vez que entre una llamada, lo que generaría ruido innecesario, distracciones y complejidad en el entorno laboral. Al activar Ringing Preference, los usuarios controlan su experiencia de trabajo y gestionan su disponibilidad de manera que se adapte a sus patrones de trabajo individuales.

Modos Ringing

Simultaneous Ringing

Todos los dispositivos registrados suenan al mismo tiempo cuando entra una llamada. Los usuarios pueden contestar desde el dispositivo que esté más cerca o que sea más conveniente. Una vez que se contesta en un dispositivo, los demás dejan de sonar.

Recomendado para: Usuarios que cambian con frecuencia de dispositivo, que desean la respuesta más rápida posible o que prefieren la configuración más sencilla. Este también es el modo por defecto si el usuario no configura explícitamente una preferencia.

Sequential Ringing

Los dispositivos suenan en un orden definido, uno a la vez. El dispositivo principal suena primero durante un tiempo límite definido por el usuario (por ejemplo, 20 segundos). Si no se contesta, el dispositivo secundario suena durante su tiempo límite configurado (por ejemplo, 15 segundos). Si aún no se contesta, la llamada se puede desviar según los ajustes de Call Forwarding configurados por el administrador.

Recomendado para: Usuarios que tienen una clara preferencia por un dispositivo, que buscan minimizar las distracciones en su entorno laboral o que quieren priorizar su dispositivo principal. Este modo es especialmente útil para los usuarios que trabajan en espacios de oficina compartidos o para aquellos con ubicaciones de trabajo principales y secundarias diferenciadas.

Funciones clave

• Autogestión por parte del usuario: Los usuarios pueden configurar y cambiar su preferencia de timbre de forma independiente en Conversations Settings sin requerir la intervención del administrador. Esto reduce la carga de trabajo del equipo de asistencia y permite a los usuarios adaptarse de inmediato a los cambios en las circunstancias laborales.
• Tiempo límite por dispositivo: En el modo Sequential, los usuarios pueden establecer tiempos límites personalizados para cada dispositivo en incrementos de 1 segundo (de 10 a 60 segundos), lo que ofrece un control preciso sobre la distribución de las llamadas.
• Aplica a las llamadas entrantes de UC: Ringing Preference aplica a las llamadas de UC que llegan a la extensión de un usuario o a una línea PSTN dedicada, incluidas las extensiones internas, las llamadas PSTN externas y las llamadas transferidas. No se aplica a las llamadas entregadas por la cola del contact center.
• Integración con Call Forwarding: Ringing Preference trabaja junto con las reglas de Call Forwarding configuradas por los administradores. Si la llamada no se contesta en ningún dispositivo dentro de los tiempos límites configurados, las reglas de Call Forwarding toman el control y la enruta al destino correspondiente (por ejemplo, buzón de voz, un colega u otra línea).
• Comportamiento por defecto: Si los usuarios no configuran explícitamente una preferencia de llamada, el sistema utiliza por defecto la opción Simultaneously Ringing en todos los dispositivos, garantizando que las llamadas siempre suenen en todos los dispositivos registrados.

Interacción de Ringing Preference y Call Forwarding

Ringing Preference y Call Forwarding trabajan en conjunto para crear una estrategia completa de gestión de llamadas:

• Ringing Preference (configurada por el usuario): Determina cómo y en qué orden o momento suenan los dispositivos del usuario al recibir una llamada.
• Call Forwarding (configurado por el usuario o el administrador): Determina a dónde se enruta una llamada si se rechaza, si no se contesta dentro de los tiempos límite configurados o si el usuario no está disponible. Cuando se rechaza o no se contesta una notificación Call Waiting, las reglas de Call Forwarding se aplican para enrutar la llamada entrante al destino configurado.

Para un administrador, comprender esta interacción es fundamental a la hora de gestionar las expectativas de los usuarios y configurar las políticas adecuadas de cobertura de llamadas. Al configurar las políticas de Call Forwarding (por ejemplo, Call Forward No Answer (CFNA) con tiempos límites ampliados), estas funcionan en conjunto con la configuración de las Ringing Preference de cada usuario.

Simultaneous Ringing con Call Forwarding

Cuando los usuarios seleccionan Simultaneous Ringing, todos los dispositivos registrados suenan al mismo tiempo. Las reglas de Call Forwarding se aplican en función del estado de presencia del usuario y la gestión de llamadas (responder, rechazar o no contestar).

*Aplica cuando la función Call Waiting está desactivada.

Sequential Ringing con Call Forwarding

Cuando los usuarios seleccionan Sequential Ringing, el dispositivo principal suena primero. Si no se contesta dentro del tiempo límite configurado por el usuario, suena el dispositivo secundario. Las reglas de Call Forwarding se aplican según el estado de presencia del usuario y la gestión de llamadas.

Información importante: Los tiempos límites configurados por el usuario determinan cuándo se activa el CFNA, y no solo el temporizador del CFNA configurado por el administrador.

Ejemplo: Un usuario configura Sequential Ringing (dispositivo principal durante 20 segundos, dispositivo secundario durante 15 segundos). El administrador configura una Site-level Call Forward No Answer (CFNA) para enviar las llamadas no contestadas al buzón de voz después de 30 segundos. Al entrar una llamada:

1. El dispositivo principal del usuario suena durante 20 segundos
2. Si no se contesta, el dispositivo secundario suena durante 15 segundos
3. Si aún no se contesta después de 35 segundos en total, la llamada se desvía al buzón de voz según la política de CFNA establecida por el administrador.

Esto demuestra cómo la gestión de dispositivos a nivel de usuario y las políticas de desvío a nivel de administrador se complementan entre sí para garantizar una cobertura de llamadas completa.

Casos de uso comunes

Entender estos casos comunes ayudará a los administradores a orientar a los empleados sobre Ringing Preference y hacer recomendaciones según su estilo de trabajo:

Caso 1: Empleado en escritorio fijo
Los empleados que trabajan principalmente en un escritorio físico con un teléfono de escritorio y un portátil para correo electrónico y colaboración, a menudo se benefician con la función Sequential Ringing. Por lo general, configuran su teléfono de escritorio como principal (tiempo límite de 60 segundos) y la Conversations app como secundaria (tiempo límite de 20 segundos). Esto garantiza que las llamadas tengan prioridad en su dispositivo de trabajo principal, y si están away, las llamadas suenan automáticamente en su portátil una vez que caduque el tiempo límite.

Caso 2: Empleado de teletrabajo
Los empleados que trabajan desde casa y cuyo portátil es su principal centro de trabajo suelen preferir Sequential Ringing con la Conversations app como dispositivo principal (tiempo límite de 25 segundos) y un softphone SIP como respaldo (tiempo límite de 15 segundos). Esto garantiza que las llamadas les lleguen primero en su principal interfaz de trabajo, con una rápida alternativa a un dispositivo secundario si no responden de inmediato.

Caso 3: Profesional con movilidad
Los empleados que se mueven constantemente entre reuniones, oficinas y ubicaciones suelen beneficiarse de Simultaneously Ringing. Este modo permite que las llamadas les lleguen inmediatamente en cualquier dispositivo disponible, y pueden responder desde su portátil, auriculares o teléfono, cualquiera que esté a mano, sin perder comunicaciones importantes.

Caso 4: Usuarios en modo de concentración
Algunos empleados requieren periodos de concentración profunda durante ciertas horas y pueden configurar Sequential Ringing con la Conversations app como dispositivo principal (silenciado localmente en su dispositivo para evitar notificaciones de audio) para que las llamadas les lleguen pero no generen interrupciones audibles. Los dispositivos secundarios o las reglas de Call Forwarding pueden seguir gestionando escalaciones si fuese necesario.

Ruta de configuración de usuario

Acceso a Ringing Preferences:

1. Abra Conversations -> Haga clic en el menú Profile [1] -> Seleccione Conversations Settings [2]
2. Vaya a Ringing Preferences [3]

Configuración de Simultaneously Ringing:

3. Los usuarios seleccionan la opción Simultaneously Ringing [4] para que todos los dispositivos registrados suenen al mismo tiempo cuando entre una llamada
4. Los usuarios pueden seleccionar o deseleccionar dispositivos específicos de la lista disponible para controlar qué dispositivos registrados suenan

Configuración de Sequential Ringing

5. Los usuarios seleccionan la opción de Sequential Ringing [6] para activar el timbre individual en cada uno de sus dispositivos
   1. Los usuarios hacen clic y arrastran los dispositivos [7] para establecer el orden de timbre preferido
   2. Los usuarios configuran Ringing Timeout [8] para cada dispositivo en segundos (de 10 a 60 segundos)

Nota: Si se alcanza la suma de los tiempos límite de timbre en todos los dispositivos seleccionados sin que el usuario responda, la llamada se enrutará automáticamente al destino Call Forward No Answer configurado por el administrador (si está activado). En el modo Sequential, los tiempos límite configurados por el usuario determinan cuándo se activa el CFNA, no solo el temporizador de CFNA configurado por el administrador.

6. Los ajustes configurados surten efecto inmediatamente para todas las llamadas entrantes posteriores. Los usuarios pueden modificar su preferencia en cualquier momento sin la asistencia del administrador.

Notas para administradores

• Autogestión sin necesidad de configuración previa: Ringing Preference se activa automáticamente para usuarios con varios dispositivos (hasta 2 puntos finales:Conversations app y dispositivos SIP). Los propios usuarios lo configuran en Conversations Settings y los cambios se aplican inmediatamente a la siguiente llamada. Se sugiere guiar a los usuarios sobre qué modo se adapta mejor a su estilo de trabajo y cómo interactúa con sus políticas de Call Forwarding.
• Usuarios con un solo dispositivo: Con solo un dispositivo registrado, todas las llamadas suenan en ese dispositivo, independientemente de la preferencia.
• Aplica únicamente a llamadas UC: Cubre todas las llamadas enviadas a la extensión o línea PSTN dedicada de un usuario, ya sea que esté conectado, offline o en movimiento. Las llamadas ACD del contact center siguen reglas de enrutamiento independientes y no se ven afectadas.
• El silencio local tiene prioridad: Un dispositivo silenciado localmente no sonará, independientemente de la preferencia. Ringing Preference solo controla qué dispositivos suenan cuando están configurados para sonar.
• Compatibilidad con Call Waiting: Ringing Preference determina cómo se entrega una segunda llamada entrante durante una llamada activa, junto con la configuración de Call Waiting definida a nivel de Site o de usuario