Nota: Esta función está disponible en versión preliminar para determinados clientes.
- Según Preferencias
- Creación de una Ronda de Asignación
- Asignacion por Rondas Activas y por Preferencias de los Agentes
- Revisión y Publicación de Asignaciones
- Normas y Directrices
Según Preferencias
La asignación de turnos según preferencias permite a los agentes clasificar las opciones de turnos disponibles, al tiempo que ofrece a los planificadores de recursos el control sobre la prioridad de los participantes y la forma en que se asignan los turnos.
Creación de una Ronda de Asignación
Los planificadores de recursos crean una ronda de asignación definiendo el nombre de la ronda, las horas de inicio y finalización de la asignación, la fecha de inicio efectiva del turno, la fecha de finalización prevista, los agentes participantes y los agentes sin asignar que proporcionan las opciones de turno disponibles.
Seleccione a los agentes que participarán en la ronda y a los agentes sin asignar cuyos turnos se ofrecerán para asignación.
La prioridad de los participantes se puede establecer manualmente, ordenar por fecha de contratación o fecha de antigüedad, o personalizar subiendo un archivo CSV que contenga el orden de prioridad definido por el cliente.
Los planificadores de recursos pueden optar por la adjudicación automática o la aprobación manual. Con la asignación automática, WFM procesa a los agentes según la prioridad de los participantes configurada y asigna a cada agente el turno disponible mejor clasificado de entre las preferencias que ha indicado.
Los turnos que queden sin asignar se pueden distribuir aleatoriamente entre los participantes que aún no hayan recibido ningún turno o dejarse para su asignación manual. Con la aprobación manual, un administrador revisa y asigna los turnos manualmente.
Asignacion por Rondas Activas y por Preferencias de los Agentes
Una vez guardada la ronda, permanece programada hasta la hora de inicio configurada. Al llegar la hora de inicio, la ronda se activa y los agentes participantes pueden consultar los turnos disponibles.
Mientras la ronda esté activa, los agentes pueden consultar los turnos disponibles, clasificar sus preferencias y guardar o actualizar sus selecciones hasta que se cierre la ronda.
Revisión y Publicación de Asignaciones
Una vez cerrada la ronda, los planificadores de recursos pueden revisar las preferencias enviadas y las asignaciones generadas automáticamente. Pueden asignar, reasignar o desasignar turnos antes de publicar los resultados.
Una vez revisadas todas las asignaciones, el planificador de recursos publica la ronda. Tras la publicación, los agentes participantes podrán consultar su asignación definitiva y recibir una notificación de asignación.
Normas y directrices
- Los agentes solo pueden guardar o cambiar sus preferencias mientras la ronda esté activa.
- La ronda se tiene que cerrar antes de la fecha de inicio efectiva del turno.
- La fecha de inicio efectiva del turno tiene que coincidir con el día de inicio de la semana configurado en la cuenta. La fecha de finalización prevista tiene que coincidir con el día de fin de semana correspondiente y no puede superar la duración programada.
- La fecha de finalización prevista define el período de vista previa del calendario. Se utiliza para la planificación y la comunicación, y no pone fin automáticamente al horario de turnos asignado. El horario de turnos seguirá vigente hasta que lo sustituya un nuevo horario con fecha de entrada en vigor o hasta que se cambie manualmente.
Nota: Los turnos de agente sin asignar se tienen que crear antes de que se puedan incluir en una ronda de asignación.