¿Cómo podemos ayudar?

Resumen

Los Agentes Vacíos son agentes virtuales de marcador dentro de Workforce Management (WFM) que permiten a los planificadores de recursos planificar los horarios para las posiciones de personal abiertas antes de que se incorporen los nuevos empleados. A los Blank Agents se les pueden asignar reglas de programación y turnos en el Team Schedule, al igual que a los agentes reales. Una vez que un nuevo empleado esté listo, un Blank Agent se puede convertir en un agente real, copiando automáticamente todas las reglas de programación.

Creación de un Blank Agent

Para crear un Blank Agent, siga estos pasos:

1. Vaya a Workforce Management [1] > Configurations [2], luego haga clic en la pestaña Agents [3]. 

2. Haga clic en el botón Create blank agent [4].

3. Rellene los siguientes campos:

• "Nombre" [5]: Introduzca un nombre para la posición del marcador.
• "Description" [6]: Introduzca un resumen conciso del propósito del Blank Agent que se está creando. 
• "Cola" [7]: Seleccione una o varias colas en el menú desplegable de selección múltiple.
• "Team" [8]: Seleccione el equipo al que pertenece este agente en blanco en el menú desplegable.

4. Haga clic en el botón Create [9] para crear el Blank Agent. 

5. El nuevo Blank Agent aparece en la lista de Agents, diferenciándose visualmente de los agentes reales con la insignia o etiqueta Blank.

Configuración de las Reglas de Programación de un Blank Agent

Para configurar las reglas de programación de un Blank Agent, siga estos pasos:

1. En la lista de Agents, haga clic en el nombre del Blank Agent para abrir su página de perfil.

2. El perfil del Blank Agent se abrirá en la pestaña "Scheduling rules" de forma predeterminada. Esta página muestra:

• "Weekly scheduling rules" [1]: Configure cuántas semanas rota la programación.
• "Weekly paid hours" [2]: Establezca las horas pagadas mínimas y máximas por semana.
• "Shifts and break plan" [3]: Configure los días de la semana en los que trabaja el agente y las plantillas de turno y regla de pausa aplicables.

3. Haga clic en Save [4] para aplicar los cambios realizados. 

4. Haga clic en la pestaña Agent [5] para revisar o actualizar:

• "Agent capacity" [6]: Establezca el valor de la capacidad de manejo simultáneo.
• "Colas" [7]: Vea todas las colas asignadas actualmente a este agente en blanco. Utilice el enlace "Delete" junto a cualquier cola para eliminarla.

5. Haga clic en Save [8] para aplicar los cambios realizados en la configuración del agente en blanco.

Asignación de Blank Shifts en el Team Schedule

Para asignar turnos en blanco, siga estos pasos: 

1. Ir a Workforce Management [1] > Team Schedule [2]
2. En las settings de Team Schedule, busque y active la opción "Show blank agents" [3]. Ahora los agentes vacíos aparecerán como filas específicas en la cuadrícula del programa, identificadas por un círculo de avatar púrpura.

3. Haga clic en la fila de la línea de tiempo del agente vacío en la franja horaria deseada para abrir el panel de creación de eventos del programa. Rellene la información del turno (tipo de evento, hora de inicio, hora de finalización, descansos) y haga clic en Save.

4. Después de guardar, el bloque de turno en blanco aparecerá en la fila del Blank Agent en la línea de tiempo del Team Schedule, mostrado como un bloque de turno de color igual que los turnos de los agentes reales.

Convertir un Blank Agent en un Real Agent

Para cambiar un Blank Agent a un Real Agent, siga estos pasos: 

1. En la página de Team Schedule, busque la fila del Blank Agent que desea convertir. Haga clic en el nombre del agente en blanco o en el botón "convert" [1] para abrir la ventana "Convert agent". También es posible iniciar la conversión desde la página "Blank Agent profile" haciendo clic en el botón "Convert" en la parte superior de la página.

2. Después de abrir la pestaña "Convert agent" [2], revise la sección "Conversion model" [3]. Seleccione "Copy and retain" o "Replace and delete" [4] para copiar las reglas de planificación del Blank Agent al agente real de destino.

3. En la sección "Target agents" [5], utilice el menú desplegable para buscar y seleccionar el agente real (el nuevo empleado) que debe recibir las reglas de programación del agente en blanco.

4. Revise la opción "Overwrite existing Scheduling Rules" [6]. Si el agente real seleccionado ya tiene reglas de programación y desea reemplazarlas por las del Blank Agent, active esta opción. Deje desactivada esta opción para conservar las reglas existentes en el agente de destino.

5. Haga clic en el botón Confirm [7] para completar la conversión.

6. Después de hacer clic en Confirm, el menú se cerrará y aparecerá una notificación emergente de confirmación en la parte inferior de la página de Team Schedule, indicando que la conversión se ha completado correctamente.