¿Cómo podemos ayudar?

1. Resumen
2. ¿Quién puede utilizarlo?
3. Información importante
4. Abrir Meeting Finder
5. Configurar la petición de reunión
6. Revisar horas sugeridas
7. Comprobar conflictos
8. Guardar la reunión
9. Historial de resultados de Meeting Finder
10. Mejores prácticas

Resumen

Meeting Finder sugiere las mejores horas para programar reuniones con agentes, basándose en:

• Sus horarios existentes (turnos, descansos, tareas).
• La demanda prevista y los service levels.

Ayuda a los jefes de equipo a programar reuniones sin causar una falta de personal innecesaria.

¿Quién puede utilizarlo?

• Planificadores de recursos y jefes de equipo
  • Puede ejecutar Meeting Finder y programar reuniones basándose en las sugerencias.

Otros usuarios (por ejemplo, agentes) solo ven las reuniones que ya se han programado en sus calendarios.

Información importante

Al utilizar Meeting Finder, tenga en cuenta lo siguiente:

• Solo se pueden seleccionar tipos de evento con el uso "Meeting".
• La duración de la reunión no puede superar las 4 horas.
• La hora de la reunión tiene que estar dentro del período de programación existente:
  • El rango de búsqueda y la hora de finalización de la reunión final tienen que estar dentro del período de programación
    configurado (por defecto: 6 semanas, configurable en Configuration → Timeline).
• Solo puede tener una tarea del Meeting Finder ejecutándose a la vez:
  • Si tiene una tarea pendiente o en ejecución, tiene que esperar hasta que finalice antes de enviar una nueva.
• Reglas del período de tiempo:
  • La hora de inicio no puede estar en el pasado.
  • La hora de finalización no puede ser posterior a la hora de finalización programada definida en la configuración de la línea de tiempo.

Abrir Meeting Finder

1. Vaya al área de programación de WFM, donde crea las reuniones.
2. Comience a crear un evento de reunión.
3. Elija la opción para obtener sugerencias de horas de reuniones (Meeting Finder) en lugar de elegir una hora manualmente.

Nota: Las etiquetas exactas seguirán la interfaz de usuario del producto.

Configurar la petición de reunión

En el flujo de Meeting Finder:

1. Introducir datos de la reunión
   • Nombre o título.
   • Seleccione un tipo de evento que esté clasificado como Reunión (o un subtipo de Reunión).
   • Establezca la duración (hasta 4 horas).
2. Seleccionar asistentes
   • Añada los agentes que deben unirse a la reunión.
3. Definir el intervalo de tiempo
   • Elija el intervalo de fecha y hora en el que se puede efectuar la reunión.
   • Asegúrese de que:
     • El inicio no esté en el pasado.
     • El final esté dentro del período de programación configurado.
4. La zona horaria: por defecto, la zona horaria se toma del usuario que crea la reunión.
5. Enviar la petición
   • Haga clic en el botón para buscar u obtener sugerencias.
   • Si ya tiene una tarea pendiente o en ejecución en el Meeting Finder, verá un error y tendrá que esperar a que finalice.

Revisar horas sugeridas

Meeting Finder devuelve una lista de horas sugeridas para la reunión.

Para cada sugerencia, la interfaz de usuario:

• Mostrará qué agentes pueden asistir y el estado de ocupación.
• Mostrará el impacto en el Service Level y el nivel de dotación de personal como un valor +/–.
• Mostrará qué colas se ven más afectadas por esa sugerencia.

Puede utilizar estos indicadores para elegir una hora que:

• Permita el mayor número posible de asistentes.
• Minimice el impacto en los service levels y la dotación de personal.

Comprobar conflictos

Para cada hora sugerida, Meeting Finder resaltará los conflictos, tales como:

• La reunión se efectúa fuera del turno de algunos asistentes.
• Se superpone con eventos de tiempo libre.
• Se superpone con otra reunión.
• Ocurre durante períodos con poco personal.
• Se superpone con eventos de descanso.

Guardar la reunión

Cuando esté satisfecho con una sugerencia:

1. Seleccione la hora sugerida que prefiera.
2. Haga clic en Save. La reunión se crea para todos los asistentes seleccionados a la hora elegida.

Historial de resultados de Meeting Finder

Meeting Finder proporciona una lista de “Meeting Finder Result History”:

• Es accesible, pero secundaria al flujo de trabajo principal de programación.

• Puede utilizarla para:
  • Revisar las búsquedas anteriores del Meeting Finder.
  • Ver las horas sugeridas anteriormente y lo que se eligió.

Mejores prácticas

• Utilice Meeting Finder para:
  • Sesiones de formación
  • Reuniones de equipo
  • Bloques de entrenamiento cuando es fundamente mantener el service level.
• Siempre:
  • Compruebe el impacto en la dotación de personal (+/–) antes de finalizar.
  • Evite las opciones con valores de falta de personal elevados, a menos que acepte intencionalmente el riesgo.
• Para grupos grandes:
  • Considere la posibilidad de hacer varias reuniones o sesiones más pequeñas (implementación por fases), especialmente cuando la demanda requiere mucho personal.