Por defecto, las cuentas de Talkdesk permiten a las personas que llaman dejar voicemails.
Las personas que llamen escucharán el siguiente mensaje del voicemail por defecto cada vez que la llamada se envíe al buzón de voz: "Por favor, deje un mensaje después del tono". A continuación, se puede grabar un mensaje de una duración máxima de 10 minutos.
Como Administrador, puede personalizar este mensaje del buzón de voz y editar otros ajustes del voicemail siguiendo estas instrucciones:
1. Acceda a su cuenta de Talkdesk como un Administrador (Talkdesk classic) y haga clic en Admin [1].
2. Haga clic en Preferences [2].
3. Desplácese hasta "Voicemail Settings" [3].
4. Ajuste la configuración en la subsección "Enabled" de acuerdo con las necesidades de su empresa:
- Always: Las personas que llaman pueden dejar voicemails en cualquier momento.
- Business Hours Only: Las personas que llaman solo pueden dejar voicemails dentro de business hours.
- No: Las personas que llaman no pueden dejar voicemails.
5. Activar o desactivar Voicemail Transcriptions.
6. Ajuste la "Maximum Length" de cada voicemail.
7. Haga clic en Save [4].
También puede enviar notificaciones por correo electrónico a los destinatarios que elija cuando se reciba un voicemail.
Estos ajustes a nivel de toda la cuenta pueden cambiarse para números de teléfono específicos.
Permiso para Acceder a las Voicemail Recordings"
Una vez que los voicemails están habilitados, por defecto todos los Roles pueden escuchar todas las grabaciones de los voicemails en la sección "Voicemails and Reporting". Para editar el permiso de un Role para acceder a la sección Voicemail y escuchar las grabaciones del voicemail, siga estas instrucciones:
1. Acceda a su cuenta de Talkdesk como Administrador y seleccione la sección Admin [1].
2. Haga clic en Roles and Permissions [2].
3. Haga clic en el rol correspondiente [3].
4. Seleccione la pestaña Permissions [4] y luego haga clic en Edit [5].
5. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Voicemails".
6. Haga clic en a ficha para ampliarla y seleccione el tipo de permiso que desea conceder al rol: View, Assign, or Listen to Recording [6].
7. Configure el nivel de acceso a la sección "Voicemails" en el menú desplegable "Select scope" [7]:
Seleccione la opción All si desea que el Role tenga acceso a todos los voicemails de la cuenta.
También puede seleccionar Ring Group o Agent para permitir acceso solo a los voicemails gestionados por los ring groups del Role o por el agente, respectivamente
Nota: Asegúrese de que la opción Listen to Recording esté seleccionada para permitir que el Role escuche las grabaciones de los mensajes de voz dentro del ámbito definido en el paso 6.
8. Haga clic en Save.
Nota: Cualquier Role que tenga permiso para reproducir las grabaciones de los voicemails en la sección de Voicemails también puede hacerlo en Calls Dashboard y en Calls Report en Explore, si tiene permiso para acceder a esas áreas.
Permiso para Descargar Voicemails
Una vez que se habilitan los buzones de voz, por defecto, todos los Roles no pueden descargar las grabaciones de los buzones de voz en la sección "Voicemails and Reporting". Para editar el permiso de un Role para acceder a la sección de Voicemails y para descargar las grabaciones del voicemail, siga estas instrucciones:
1. Inicie sesión en su cuenta de Talkdesk como Administrador.
2. Seleccione la sección Admin [1].
3. Haga clic en Roles and Permissions [2].
4. Seleccione el rol relevante [3] y, una vez dentro de la página del rol, haga clic en "Permissions", seguido de "Edit".
5. Desplácese hacia abajo hasta "Voicemails" [4].
6. Seleccione Download Recording [5] para permitir que el Role escuche las grabaciones del voicemail.
7. En el menú desplegable "Select scope" [6], defina el nivel de acceso a las grabaciones del voicemail:
Seleccione la opción All si desea que el Role tenga acceso a la descarga de todas las grabaciones del voicemail de la cuenta.
Como alternativa, seleccione Ring Group o Agent para permitir la descarga de solo las grabaciones del voicemail gestionado por los ring groups del rol o solo las grabaciones del voicemail gestionado por el agente, respectivamente. El botón de reproducción se muestra para las grabaciones del voicemail, pero solo si el usuario tiene permiso para descargarlas.
8. Cuando termine, haga clic en Save para aplicar estos ajustes.
Conservación de las Voicemail Recordings
De forma predeterminada, las grabaciones del voicemail se eliminan después de 6 meses. Lea el artículo Call and Voicemail Recording Retention Policy para aprender a configurar su política de retención.