Appointment Scheduler permite a los clientes reservar una cita en una tienda con un especialista y permite a los asociados de la tienda reservar una cita para ellos, como parte de Talkdesk for Stores en Talkdesk Retail Experience Cloud ™. Las citas se registran automáticamente en el calendario del asociado asignado, por lo que la tienda estará lista cuando llegue el cliente.
| Nota: Talkdesk for Stores, incluido Appointment Scheduler, está disponible en versión preliminar. Consulte cómo obtener acceso más abajo. |
Funciones clave
Appointment Scheduler incluye las siguientes capacidades:
- Customer Self-Service Booking: Los clientes pueden reservar a través de cualquier agente digital o Voice Channel utilizando Talkdesk AI.
- Associate-Assisted Booking: Los asociados de la tienda reservan citas para los clientes desde Workspace Retail.
- Topic-Based Scheduling: Cada cita se reserva para un tema específico, de modo que el cliente se empareja con el especialista adecuado.
- Specialist Visibility: Los intervalos de tiempo disponibles muestran al especialista asignado a cada intervalo.
- Automatic Calendar Entry: Las citas confirmadas aparecen en el calendario del asociado asignado.
- Unified Activity Timeline: Las citas aparecen en el historial de actividades del cliente junto con las visitas presenciales, llamadas, chats y pedidos.
Por qué es importante
- Los clientes reservan bajo sus propias condiciones. Los clientes pueden solicitar una cita desde el canal que ya utilizan, en cualquier momento, sin esperar a que la tienda responda.
- Los asociados aún pueden ayudar en este momento. Cuando un cliente prefiere reservar en persona o por teléfono, un asociado puede completar la reserva en el mismo flujo.
- Las tiendas llegan preparadas. El especialista asignado y el tema del cliente se registran al hacer la reserva, por lo que el empleado sabe de qué se trata la visita antes de que comience.
- El contact center y la tienda comparten un registro. Los agentes pueden ver las citas y visitas de un cliente en lugar de empezar desde cero.
Cómo acceder
Appointment Scheduler está disponible en versión preliminar para clientes de Talkdesk Retail Experience Cloud que utilizan Talkdesk for Stores. Para habilitar esta función, póngase en contacto con su representante de Talkdesk.
Requisitos y normas
Antes de configurar Appointment Scheduler, tenga en cuenta los siguientes requisitos:
- Proveedor de calendario: cada especialista debe utilizar un calendario de Google o Microsoft Outlook. No se admiten otros proveedores de calendario.
- Acceso al calendario: cada especialista debe dar acceso a Appointment Scheduler a su calendario. Los especialistas recibirán un correo electrónico con un enlace para conceder los permisos necesarios.
- Equipos de programación: cada tema de cita tiene su propio equipo de programación. Los nombres de los temas deben ser únicos y cada equipo debe tener al menos un miembro.
- Datos del miembro: se requieren los datos de los campos Name, Email y Email Provider para cada miembro. El Fallback Link es opcional.
- Disponibilidad: se requieren los datos de los campos Timezone, Working Days, Business hours y Meeting Duration. El Appointment Scheduler solo ofrece franjas horarias dentro de los días y horas laborables del equipo.
- Horarios disponibles: el Appointment Scheduler comprueba el calendario de cada especialista, así que ofrece un horario solo cuando el especialista está libre.
- Configuración del correo electrónico: Email Touchpoint, SMS Notification Phone Number, Subject, Company Name y Signature son necesarios cuando personaliza el correo electrónico de acceso al calendario.
Nota: El correo electrónico que solicita acceso al calendario indica que la aplicación que pide la solicitud es Talkdesk, su proveedor de contact center. Informe a sus especialistas.
Configurar Appointment Scheduler
Los administradores configuran Appointment Scheduler creando un equipo de gestión de citas para cada tema de cita. Un equipo de gestión de citas es un grupo de especialistas que pueden ayudar en ese tema, como Personal Styling o Returns and Exchanges.
Crear un equipo de gestión de citas
- Vaya a Admin > Appointment Scheduler. La página muestra los equipos y las columnas Topic, Members y Status.
- Haga clic en Create scheduler team.
- Indique un Topic Name. Cada nombre de tema debe ser único.
- En Members, indique el Name y Email del especialista y seleccione el Email provider: Google u Outlook. Opcionalmente, indique un Fallback Link.
- Haga clic en Add Member para añadir más especialistas. Debe añadir al menos un miembro.
- En Scheduler Team Availability, seleccione la Timezone, elija los Working days, Business hours y seleccione la Meeting duration. Haga clic en el icono + junto a Business hours para añadir otro intervalo de tiempo.
- Haga clic en Save.
Nota: Cada especialista recibe un correo electrónico en el que se le pide que dé acceso a Appointment Scheduler a su calendario. Appointment Scheduler utiliza ese acceso para comprobar las franjas horarias disponibles y reservar citas.
Personalizar el correo electrónico de acceso al calendario
Puede personalizar el correo electrónico que reciben los especialistas.
- En la página del Appointment Scheduler, haga clic en Configure.
- Seleccione un Email Touchpoint e introduzca el SMS Notification Phone Number.
- En la sección Email template, ingrese el Subject, Logo URL, Company Name y Signature. La vista previa se actualiza mientras escribe.
- Haga clic en Confirm.
Programar una cita - Agente
El cliente puede reservar una cita en la tienda a través de cualquier agente digital o Voice Channel usando Talkdesk AI o un empleado de la tienda puede reservar una desde el Retail Workspace. La reserva sigue los siguientes pasos:
- En el perfil Customer 360 del cliente, inicie una nueva cita, seleccione un Topic y luego haga clic en Next.
- Elija el Date y Time Cada franja horaria muestra el especialista asignado a esa franja.
- Confirme el Name, Email y Phone Number del cliente.
- Confirme la cita.
La cita aparece automáticamente en el calendario del asociado asignado.
Nota: Los clientes que reserven a través de un canal digital o de voz siguen los mismos pasos en la conversación con el agente de AI, que les va pidiendo cada dato.
Ver las citas en la línea de tiempo de actividad
- Abra el perfil del cliente y vaya a la pestaña Activity.
- Busque la cita en la línea de tiempo que aparece junto con las visitas presenciales, llamadas, chats y pedidos. Los elementos más recientes aparecen primero.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede el cliente reservar una cita?
Un cliente puede reservar a través de cualquier agente digital o Voice Channel utilizando Talkdesk AI. Un asociado de la tienda también puede reservar una cita para el cliente directamente desde Workspace Retail.
¿Quién ve la cita después de reservarla?
La cita aparece automáticamente en el calendario del asociado asignado y en la línea de tiempo de actividad del cliente.
¿Puedo ver con qué especialista va a tener cita el cliente?
Sí. Los intervalos de tiempo disponibles muestran el especialista asignado a cada uno de ellos.
¿Appointment Scheduler sustituye a nuestro calendario o CRM actual?
No. Appointment Scheduler vincula la reserva con el mismo registro de cliente que utilizan los agentes de su contact center.
¿Cómo puedo acceder al Appointment Scheduler?
El Appointment Scheduler está en versión preliminar como parte de Talkdesk for Stores. Póngase en contacto con un ejecutivo de cuenta o su Customer Success Manager para obtener acceso a su cuenta.