Este artículo ofrece una guía para que los agentes utilicen herramientas aplicables a todos los canales disponibles (chat, correo electrónico, SMS) de Talkdesk Digital Engagement™.
- Uso de la pestaña "Inbox"
- Botón Transfer
- Transferir Conversaciones a una Cola
- Transferir Conversaciones a los Agentes
- Confirmación de la Transferencia
- Conversación Transferida con Éxito
- Transfer Card
- Notas de la Conversación
- Archivos Adjuntos
- Notificaciones
- No "Ringing Screen"
- Capacidad Configurable para Canales Digitales
- Oferta Múltiple
- Fase de Wrap-Up
- Uso de Plantillas
- Selección del Idioma de la Plantilla
Uso de la pestaña "Inbox"
Después de abrir la aplicación Conversation, puede acceder a la pestaña Inbox y ver todas las nuevas conversaciones entrantes.
En el listado, puede ver los siguientes datos:
- Nombre o número de visitante de la contact person que ha iniciado la conversación. La información del contacto también incluye el touchpoint de la conversación.
Nota: el nombre del contacto se muestra si el visitante ha introducido su nombre antes de iniciar un chat o si el agente ha introducido el nombre del contacto durante la conversación. Si el agente o el contacto no añaden ningún nombre, el contacto aparecerá como "Visitor" con una ID única (por ejemplo, Visitor n.º 2931).
- Junto al nombre o número de cada contact person, puede ver información sobre la fecha del primer mensaje recibido [1].
- Haciendo clic en el botón Assign [2], puede asignarse la conversación y ésta se trasladará a su pestaña activa.
- Aparecerá un icono de Refresh [3] que indica la última hora de actualización.
- Puede utilizar la casilla "Search" [4], para buscar una conversación específica utilizando la información de contacto, incluidos el nombre, el número y el correo electrónico.
- En la parte inferior del panel, puede hacer clic en el icono + New conversation [5] para abrir una nueva conversación (Email, SMS o Voice).
Notas:
- Como se muestra en la imagen de arriba, el icono de colores ubicado en la parte superior del contacto de cada conversación identifica el tipo de conversación.
- Al seleccionar una conversación de Voice o SMS, aparecerá un teclado dial en la parte derecha de la pantalla.
- Al seleccionar una conversación de Email aparecerán sus respectivas pestañas de acción en la parte derecha de la pantalla.
Filtrado y Clasificación
La pestaña Inbox ofrece la posibilidad de precisar la vista, filtrando y clasificando las conversaciones, según sus necesidades.
Filtrado
La pestaña Inbox permite a los usuarios precisar sus búsquedas de conversaciones, aplicando los siguientes filtros:
- "Channel" y Touchpoint.
- "Date and time".
- "Queues".
Para acceder a los filtros, haga clic en el icono de filtro ubicado en la parte superior derecha de la pestaña.
Filtrado por Channel y Touchpoint
La lista Channel varía en función de los canales instalados en cada cuenta.
La lista Touchpoint dependerá de los puntos de contacto añadidos en cada canal.
Filtrado por Date and Time
La conversación se filtrará en función de la hora de creación. Aquí puede seleccionar el intervalo de tiempo que desee.
Filtrado por Queues
La lista "Queues" dependerá de las colas a las que pertenezca el agente. Después, "Inbox" filtrará las conversaciones en función de la(s) cola(s) seleccionada(s).
Clasificación
Inbox cuenta con una opción que permite ordenar las conversaciones de "Newest" a "Oldest" o de "Oldest" a "Newest". Para ello, haga clic en el icono [1] ubicado en la parte superior derecha de Inbox, junto al icono “Filters”.
Botón Transfer
Al hacer clic en el botón Transfer [1], se activará un panel de transferencia, en el que podrá seleccionar el agente o grupo de agentes más adecuado al que transferir la conversación.
Transferir Conversaciones a una Cola
Este panel de "Transfer" muestra todas las colas y agentes que están disponibles para transferir la conversación. En la pestaña Queues, utilice la barra de búsqueda para encontrar la cola más adecuada.
Cuando haya terminado, utilice el icono "X" [2] ubicado en la parte superior derecha para cerrar el panel "Transfer" y volver a la conversación.
Transferir Conversaciones a los Agentes
En el panel "Transfer", seleccione Agents [1] para acceder a una lista de los agentes de la cuenta y su disponibilidad. Los agentes no disponibles o que no tienen suficiente capacidad para gestionar la conversación se muestran en un estado gris, como se ejemplifica en la imagen. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar el agente específico que está buscando.
Cuando haya terminado, utilice el icono "X" [2] ubicado en la parte superior derecha para cerrar el panel "Transfer" y volver a la conversación.
Confirmación de la Transferencia
Después de seleccionar un agente disponible, se muestra un mensaje de diálogo que solicita la confirmación de la transferencia.
Conversación Transferida con Éxito
Los agentes que reciban la transferencia de la conversación podrán verla en la pestaña Assigned to you [1]. Las conversaciones transferidas pueden identificarse fácilmente, ya que incluyen un icono de "transferred" [2].
Nota: las conversaciones que se transfieran a una cola, en lugar de enviarse directamente a un agente, aparecerán en la pestaña Inbox.
Transfer Card
Los agentes que reciben la conversación pueden visualizar una tarjeta de transferencia que indica el origen de la misma. La tarjeta se encuentra en la opción Snapshot, como se muestra en la imagen anterior.
Notas de la Conversación
Están ubicadas dentro de la tarjeta Snapshot. Las notas se utilizan para registrar información adicional. Para acceder a ellas, haga clic en Notes, en el extremo derecho de la pantalla.
La tarjeta Notes se conserva cuando se transfieren las conversaciones. Aquí puede encontrar más información consultando las notas anteriores dejadas por otros agentes (para las conversaciones enviadas a la cola o transferidas), así como dejando cualquier comentario relevante después de una conversación.
Para dejar una nota, escriba su mensaje en el cuadro de texto. Luego tendrá que añadir la "Disposition" que mejor describa el resultado de la conversación. Hay una lista de disposiciones predefinidas que depende de la dirección y de los ring groups de cada conversación.
Notificaciones
Contador de Mensajes No Leídos: "Assigned to you"
La insignia roja muestra el número total de mensajes no leídos de todas las conversaciones que tiene asignadas. La burbuja amarilla muestra el número de mensajes no leídos en cada conversación.
Notificación de Mensajes No Leídos: "Inbox"
La burbuja amarilla muestra el número de nuevos mensajes no leídos de las conversaciones en curso, que fueron devueltos a la bandeja de entrada o transferidos a una cola.
Archivos Adjuntos
Los canales de correo electrónico, chat y SMS permiten a los agentes y a la contact person compartir archivos adjuntos entre ellos.
Nota: los SMS adjuntos solo están disponibles para los números de Estados Unidos (EE. UU.) y Canadá (CA).
Insertar Archivos Adjuntos
A través de este icono, los agentes podrán seleccionar el archivo que desean enviar. Para conocer las normas de tamaño y tipos de archivo (que pueden variar de un canal a otro), lea la sección "Validaciones y Errores de los Archivos Adjuntos".
Estado de la Carga
Una vez seleccionado el archivo o arrastrado y soltado, se subirá. El estado de la subida será visible a través del icono ubicado a la derecha del nombre del archivo.
Una vez subido el archivo, el icono cambiará para mostrar su estado de validez. Ahora, el archivo puede enviarse o eliminarse antes de enviarlo.
Arrastrar y Soltar el Archivo Adjunto
Los agentes también pueden utilizar otra forma para añadir los archivos adjuntos. Esta acción se puede llevar a cabo arrastrando y soltando el archivo deseado a la pantalla Conversations.
La pantalla de arrastrar y soltar que aparece, contiene información sobre el tamaño máximo permitido y las extensiones que se pueden enviar [1].
Descargar el Archivo Adjunto
En este momento, no hay previsualizaciones disponibles de los archivos recibidos. Cada vez que se reciba un archivo, los agentes tendrán que descargarlo para poder visualizarlo.
Validaciones y Errores de los Archivos Adjuntos
A través de los canales de Email, Chat y SMS, es posible compartir archivos adjuntos entre el agente y la contact person.
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Validaciones |
Correo electrónico |
Chat |
SMS* |
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Subida de varios archivos |
Puede subir varios archivos |
Solo puede subir 1 (un) archivo a la vez (por ahora) |
|
| Tamaño máximo por archivo |
25 MB |
10 MB |
5 MB |
| Tipos de archivos permitidos | .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .jpg, jpeg, .png, .gif, .txt, .bmp, .html, .htm, .mp4, .mp3, .avi, .mov, .ods | .jpg, .jpeg, .jpe, .png, .mp4, .mp4v, .mpg4, .mp3, .mpga, .mp2, .mp2a, .m2a, .m3a, .mov, .qt, .pdf. | .jpeg, .jpg, .png y .gif |
| Errores | Se muestra información visual en caso de que el mensaje falle o si no se permite un tamaño o una extensión de archivo. | ||
| Escaneo de Archivos | En este momento, los archivos adjuntos no se analizan en busca de posibles virus. Los agentes recibirán una notificación cada vez que se produzca una descarga o subida de archivos. | ||
*Notas:
- Por el momento, los SMS adjuntos solo están disponibles para ordenadores. Los archivos adjuntos para las versiones móviles aún no están disponibles.
- Los SMS adjuntos solo están disponibles para los números de Estados Unidos (EE. UU.) y Canadá (CA). Si el touchpoint utilizado para enviar el archivo adjunto no es de EE. UU. o de CA o el teléfono de la contact person no es de EE. UU. o de CA, se desactivará la función del archivo adjunto.
Archivos Adjuntos en el Widget de Chat
Haciendo clic en el icono del clip [1], lacontact person podrá seleccionar el archivo que desea enviar.
Las acciones para los archivos enviados o recibidos son:
- Preview "Previsualizar".
- Download "Descargar".
- Play "Reproducir".
- Check the length "Comprobar la longitud".
- Manage audio "Gestionar el audio".
- Change the speed for videos and audios "Cambiar la velocidad de los vídeos y los audios".
- Among others "Entre otras".
No "Ringing Screen"
Para evitar distracciones, la pantalla sin timbre se muestra enseguida (excepto en el Voice channel). Los elementos serán visibles con un efecto pulsante o de llamada en la pestaña Assigned to you.
Capacidad Configurable para Canales Digitales
La función de Configurable Capacity for Talkdesk Digital Engagement le permitirá configurar la importancia de los SMS, el Char y el Email de 1 a 100 puntos a nivel de cuenta. Los agentes seguirán teniendo 100 puntos de capacidad, pero el valor que tiene cada conversación puede cambiar en función de las necesidades de la empresa.
Estos valores no son retroactivos, lo que significa que, una vez modificados, solo se aplicarán a las nuevas conversaciones.
Para gestionar esta función:
- Acceda a Workspace y vaya a Admin [1] > Channels [2] > Global settings [3].
- Debe pulsar el botón Edit [4] para poder ajustar la importancia de la conversación.
En el menú Edit, puede utilizar cada uno de los controles deslizantes para configurar la conversation capacity a su gusto.
Arrastre el control deslizante para ajustar la Conversation Capacity por canal ("SMS", " Chat ", y "Email"). Los valores van de 1 a 100.
Puede utilizar el botón Restore to default values [5] para restablecer los valores de capacidad de todos los canales. Los valores por defecto son:
- “SMS”: 5
- "Chat": 30.
- “Email”: 5.
Haga clic en el botón Save[6] para aplicar los cambios.
Notas:
- Los siguientes valores de este modelo están codificados:
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-
- Puntos máximos por agente: 100.
- Voice: 51.
- Los valores de Chat, SMS y Email son personalizables y pueden ir de 1 a 100.
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-
- El modelo de capacidad solo estará disponible para el modelo Push (conversaciones que llegan al agente a través del componente "Assign Agents to Message" en Studio..
Oferta Múltiple
Se pueden establecer varias conversaciones al mismo tiempo. La posibilidad de mantener varias conversaciones simultáneas reduce el waiting time de los agentes, ya que no tienen que esperar a que termine una conversación para aceptar una nueva.
Fase de Wrap-Up
Nota: la fase de Wrap-Up solo estará disponible justo después de hacer clic en el botón End chat.
- Tarjeta ”Disposition” [1]: este card es la misma tarjeta Disposition de la pestaña "Notes". También puede modificarla en esta fase.
- Tarjeta "Notes" [2]: este card es la misma que la de la pestaña "Notes". Estas notas pueden seguir actualizándose aquí, antes de presentar la fase de cierre.
- "Contact details" [3]: nombre, correo electrónico, y Contact Pop de las aplicaciones vinculadas.
- Botón Dismiss [4]: puede decidir descartar la fase de cierre cuando no sea necesario rellenar las notas y la disposition. Todos los cambios que se produzcan durante la fase de cierre se descartarán.
- Botón Submit [5]: puede pasar a la fase de cierre con toda la información ya archivada o puede ajustarla antes de presentarla.
- Puede previsualizar el mensaje durante la fase de cierre, ya que la Conversation Preview [6] sigue estando disponible para suconsulta.
- Reanudación de la conversación: Durante la fase de recapitulación, cuando la persona de contacto responda, se reanudará la conversación y el agente podrá responder de nuevo. Cuando se reanuda esta interacción, aparece una ventana emergente [7] que avisa al agente. El agente saldrá entonces de la fase de recapitulación.
Nota: Es necesario añadir una disposición para poder enviar la fase de recapitulación. Una excepción es cuando no se puede elegir ninguna disposición, ya que la disposición está desactivada en estos casos.
Uso de Plantillas
Puede acceder al menú "Template" desde el icono del menú Template [1] del editor y también a través de la tecla "/" de su teclado. Puede utilizar las flechas hacia arriba o hacia abajo para seleccionar la colección o la plantilla que se ajuste a cada caso.
Al abrir el menú, verá una lista de Collections. Para seleccionar una Template, navegue por las colecciones disponibles y haga clic en el icono ">" [2]. Debajo de cada plantilla encontrará una breve vista previa [3] de su contenido.
Nota: las colecciones vacías no aparecerán en la lista y solo se mostrarán las plantillas activas.
Selección del Idioma de la Plantilla
Utilice el botón Language Selector [1] para abrir la lista de idiomas disponibles para su cuenta. Nota: el Language Selector solo mostrará los idiomas asociados a las colecciones que estén activas.
Para buscar una plantilla, seleccione el idioma y luego escriba las palabras clave que busca. La lista se actualizará para mostrar solo los resultados que coincidan con sus criterios de búsqueda.
Previsualice la plantilla haciendo clic en el icono "Eye" [2] y vea su contenido antes de seleccionarla.
Para aplicar la plantilla, seleccione Apply template [3] dentro de la pantalla de vista previa o haga clic directamente en la fila de la plantilla. Puede añadir tantas plantillas como quiera.