Función Share Custom Reports del Explore

Talkdesk Explore™ permite compartir informes personalizados con varios usuarios con un solo clic, lo que facilita enormemente el acceso a los datos de rendimiento.

Compartir un informe personalizado

Dejar de compartir un informe personalizado

Eliminando un informe personalizado compartido

Recibir un informe personalizado compartido

Función Share Custom Reports del Explore - Preguntas frecuentes

 

Compartir un informe personalizado

Por favor, siga estos pasos:

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1. Cree y guarde un Custom Report en la página de inicio de Explore, después de hacer clic en Create [1]. Seleccione Report [2].

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2. Vuelva a la página de inicio de Explore y abra el informe recién creado que quiera compartir.

3. Haga clic en el botón Share [3].

 

Después, tendrá dos opciones para compartir su informe:

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1. Compartir con “Everyone in the account” [4].

2. Compartir con hasta 30 usuarios individuales a la vez [5].

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Consejo: En caso de que haya seleccionado previamente usuarios individuales específicos, cuando desmarque la casilla de opción “Everyone in the account”, la lista desplegable "Select People" se activará de nuevo con la selección anterior.

 

Compartir con hasta 30 usuarios por cada selección

Puede seleccionar hasta 30 usuarios individuales a la vez. Sin embargo, después de guardar su selección, puede seguir seleccionando más usuarios, tantas veces como quiera.

Esta limitación de los usuarios tiene como objetivo mejorar y garantizar el mejor rendimiento de compartir peticiones.

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Mientras selecciona usuarios individuales, puede eliminar usuarios individuales seleccionando el icono de la papelera [1].

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Una vez que alcance el límite de 30 personas para su acción (añadir o eliminar usuarios), recibirá la notificación "Sharing is limited to 30 selections/changes at a time" [2].

Consejo: Cuando se alcanza el límite de usuarios de 30, la lista desplegable se desactiva. En este caso, y si desea añadir más usuarios, puede guardar su selección, y continuar seleccionando usuarios.

 

Guardando un informe personalizado compartido

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Después de compartir un custom report, se guardará en la página de inicio de Explore en "My reports" y se identificará con la etiqueta gris "Shared".

 

Dejar de compartir un informe personalizado

Puede dejar de compartir un custom report en cualquier momento. Para dejar de compartir un informe, siga estos pasos:

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1. Vaya a la página de inicio de Explore en "My reports", donde podrá seleccionar el informe que quiere dejar de compartir.

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  1. Abra el informe compartido [1], y haga clic en el botón Share [2]. A continuación, a través de la ventana de selección, podrá anular la selección de los usuarios con los que ha compartido el informe.

 

Dejar de compartir hasta el límite de treinta usuarios

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Si ha compartido con hasta 30 usuarios de forma individual, podrá dejar de compartir eliminando la selección, una a una, de los usuarios con los que ha compartido el informe. Haga clic en el botón Delete situado a la derecha del nombre del usuario.

 

Dejar de compartir con “Everyone in the account”

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Si ha compartido con “Everyone in the account”, para dejar de compartir deberá desmarcar esta opción.

 

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Si ha seleccionado previamente algunos usuarios individuales, cuando elija la opción dejar de compartir la opción “Everyone in the account”, sus nombres aparecerán de nuevo.

 

Eliminando un informe personalizado compartido

Para eliminar un custom report, siga estos pasos:

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1. Vaya a la página de inicio de Explore en "My reports", donde seleccionará el informe compartido que desee eliminar.

2. Abra el informe compartido, seleccione Settings (icono de engranaje) en la página de inicio de un informe y, a continuación, seleccione Delete en el menú desplegable.

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Aparecerá una ventana pop-up. Confirme la acción pulsando OK.

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Una vez confirmada la eliminación del informe compartido, se le notificará con un mensaje visual que indica que la eliminación se ha realizado con éxito.

 

Recibir un informe personalizado compartido

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Después de que le compartan un informe, aparecerá en la página de inicio de Explore bajo la nueva sección Reports Shared With Me.

Nota: Independientemente de a quién comparta, cuando reciba un Custom Report compartido, solo podrá ver el informe. No tendrá permisos de edición.

Se le notificará:

  • Por correo electrónico, si el propietario compartió el informe a través de Explore Main. El correo electrónico proporciona el nombre del informe y su propietario.
  • A través de un pop-up en Explore Workspace, si el propietario compartió el informe a través de Explore Workspace.

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Cuando abra el informe compartido, tendrá acceso a la configuración, de forma similar a un informe predeterminado. Es decir, todavía puede filtrar los datos, descargarlos y enviarlos.

El usuario que recibe un informe compartido solo tiene permisos de "Ver".

 

Notas:

  • La capacidad de compartir solo está disponible para Custom Reports, lo que significa que solo está disponible para los clientes del plan Enterprise/Elite que son capaces de crear sus propios informes.
  • Puede compartir con hasta 30 usuarios individuales a la vez. Puede guardar su selección, y continuar para los siguientes 30 usuarios individuales, si es necesario. No hay límite para los usuarios que pueden ver el custom report.
  • Compartir custom reports no proporciona una copia o un clon del informe. En cambio, da a los usuarios seleccionados el acceso al mismo contenido original donde se reflejan las actualizaciones.
  • El usuario que recibe un informe compartido solo tiene permisos de visualización, no de "edición".

 

Función Share Custom Reports del Explore - Preguntas frecuentes

No tengo una licencia Enterprise/Elite, pero me gustaría tener esta función y actualizar mi plan. ¿Cómo puedo solicitarlo?
En el caso de que quiera utilizar Explore Share Custom Reports y pasar a un plan Elite, póngase en contacto con Talkdesk Support.

 

¿El usuario que recibe el informe compartido tiene permisos de "Delete"?

No. Solo el creador del informe tiene permiso para eliminarlo. El usuario que lo recibe solo tiene permisos de "Ver", con las opciones añadidas por defecto para descargarlo y enviarlo.

 

¿El usuario que recibe el informe compartido tiene que ser un usuario de Explore?

Sí. Para acceder a los informes compartidos, el usuario necesita acceder a Explore.

 

¿Qué sucede cuando el informe compartido es eliminado por el propietario?

El informe compartido se elimina para todos los usuarios.

 

¿Es posible habilitar otras formas de compartir, como compartir fuera del ecosistema contable con un público más amplio?

No, esto no es posible por el momento.

 

¿Tiene el propietario del informe permiso para compartirlo por Ring Groups y Teams?
Actualmente, el propietario no tiene este permiso - el propietario puede compartir a todos los usuarios de la cuenta o seleccionar usuarios específicos.

 

¿Cómo se notificará al usuario que recibe el informe compartido?
El receptor siempre recibe una notificación por correo electrónico de que ha sido compartido un informe específico. Además, si el usuario está utilizando Explore en Workspace, aparecerá una notificación con esa información.

 

¿Qué incluye la opción de compartir “Everyone in the account”?

Las opciones de “Everyone in the account” le permiten compartir el Custom Report que posee con todos los usuarios actuales y futuros que forman parte de su cuenta de Explore.

 

¿Por qué solo me permite seleccionar hasta 30 personas para compartir individualmente?
La selección de hasta 30 personas a la vez tiene como objetivo garantizar el mejor rendimiento mientras se comparte peticiones. Sin embargo, puede guardar y seguir seleccionando tantas veces como quiera. No hay restricciones en el número de usuarios que pueden ver su informe compartido.

 

He creado un Custom Report. ¿Cuáles son mis permisos?
Como creador de un Custom Report puede:

  • Share (Compartir).
  • Unshare (Deshacer compartimiento)
  • Edit (Editar).
  • Download (Descargar).
  • Send (Enviar).
  • Schedules (Horarios).
  • Delete (Eliminar).

He recibido un informe compartido. ¿Cuáles son mis permisos?
Como receptor de un Custom Report puede:

  • View (Ver).
  • Filter (Filtrar).
  • Download (Descargar.
  • Send (Enviar).
  •  

¿Cómo puedo ver todos los informes que se comparten conmigo?
Puede ver y acceder a los informes compartidos con usted en la página de inicio de Explore en la nueva sección "Reports shared with me".

 

¿Puede un receptor filtrar el informe compartido, aunque solo tenga permisos de visualización?
Los filtros que puede utilizar el receptor son los que vienen por defecto, por lo que no hay permiso de edición.

 

¿Qué ocurre si hago un cambio en un informe que he compartido previamente (por ejemplo, añadir un nuevo cálculo)?
Si realiza un cambio en un informe, el receptor también recibirá los cambios, después de volver a cargar la página para ver la versión actualizada del informe.

¿Será alertado el receptor si se produce algún cambio en un informe compartido?
No, el receptor no será alertado.

 

¿Puedo compartir un informe que no haya sido creado por mí?

No. Solo el propietario/creador puede compartir ese informe.

 

¿Hay un límite en el número de Custom Reports que puedo compartir?
No. No hay límite en el número de informes que puede compartir.

 

¿Hay un límite en el número de Custom Reports que puedo recibir?
No. No hay límite en el número de informes que puede recibir.

 

Notas:

  • La función Share Custom Reports solo está disponible para Custom Reports, lo que significa que solo está disponible para los clientes de un plan Enterprise/Elite que también pueden crear sus propios informes.
  • Puede compartir informes con hasta 30 usuarios individuales a la vez. Puede guardar su selección, y continuar para los siguientes 30 usuarios individuales si es necesario. No hay límite en el número de usuarios que pueden ver el Custom Report.
  • Los Custom Reports compartidos no proporciona una copia o un clon del informe. En cambio, da a los usuarios seleccionados acceso al mismo contenido original donde se reflejan las actualizaciones.
  • El usuario que recibe un informe compartido solo tiene permisos de "Ver", no de "Editar".

Para más información, visite nuestra documentación de Talkdesk Explore:

 

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