Notas:
- Si tiene números asignados a Talkdesk Studio™, puede que estos ajustes no sean aplicables. Obtén más información here.
- Definir Holiday Hours en Admin, como se describe a continuación, es importante para Talkdesk Workforce Management™. Una vez definidas las vacaciones, aparecerán como "Special day".
- Si está en Talkdesk Workspace, puede acceder a todas las funciones descritas a continuación navegando a la aplicación Admin. Para más información, consulte este artículo.
El Holiday Hours se comporta como el horario comercial, y se cambia el horario de funcionamiento del día festivo para que esté cerrado todo el día o se respete un horario distinto/reducido para ese día. Como parte de la configuración de las vacaciones, también puede incluir un saludo opcional de vacaciones que se reproduzca fuera del horario comercial el día festivo.
Puede programar un día festivo para toda su cuenta y aplicar el día festivo sólo a determinados números utilizando nuestros filtros de búsqueda por número, nombre amistoso, país o ring group. Esto le permitirá personalizar el horario de vacaciones para las distintas oficinas.
Tenga en cuenta que el establecimiento del horario de vacaciones es un proceso de dos pasos. No se olvide del paso 2.
Paso 1: Configurar Holiday Hours
Para configurar el horario de vacaciones:
- Inicie sesión en la cuenta de Talkdesk como administrador.
- Haga clic en la sección 'Admin' en la parte superior de la página [1].
- Seleccione la pestaña 'Holiday Hours' [2].
- Pulse el botón 'Add new holiday' para definir el horario de vacaciones [3]:
- Introduzca el nombre de las vacaciones programadas [4].
- Seleccione el día y el mes de las vacaciones, utilizando las listas desplegables [5]. De forma predeterminada, las vacaciones seleccionadas se repetirán anualmente.
- Por defecto se aplica al día festivo la opción 'Closed all day' [6], pero también puede seleccionar 'Add hours' para especificar solo un periodo de tiempo durante el día festivo en el que estará disponible (de forma similar a la configuración normal del horario comercial) [7].
- Ajuste el deslizador para seleccionar el horario comercial para el día seleccionado [8].
- Haga clic en 'Add new greeting' [9] para incluir un saludo de vacaciones personalizado que se reproducirá cuando los clientes le llamen fuera de este horario de vacaciones en un día específico o seleccione entre los saludos existentes [10].
- Si añade un saludo nuevo escriba un nombre para el saludo [11].
- Si quiere escribir un mensaje para convertirlo en un mensaje de voz de audio que se reproducirá a las personas que llamen, seleccione 'Text to Speech' y escriba el mensaje en el cuadro [12].
- Como alternativa, si tiene un mensaje pregrabado que quiere reproducir a las personas que llamen, seleccione 'Upload File' [13] y haga clic en el botón 'Choose File'. Actualmente, Talkdesk admite los tipos de archivo mp3 y wav. Si tiene un archivo guardado en otro formato, puede convertirlo a un formato compatible con esta herramienta.
- Cuando termine de configurar el horario de vacaciones, haga clic en 'Save' [14].
- El día festivo nuevo se añadirá a la pestaña 'Holiday Hours' [15].
- Puede añadir todos días festivos nuevos que quiera. También puede eliminar unas vacaciones en cualquier momento haciendo clic en el icono de la papelera [16]:
Notas:
- El saludo de vacaciones es opcional, y si lo deja como "None" se reproducirá el saludo habitual "Outside business hours".
- Si tiene un IVR con la opción 'After Hours IVR' activada, tiene que desactivar 'After Hours IVR'. Si se desactiva esta opción, se reproducirá el saludo de vacaciones (o el saludo "Outside business hours"). De lo contrario, aunque haya establecido las Holiday Hours, las personas que llamen oirán el IVR y pueden pensar que hay agentes disponibles.
Paso 2: Aplicar Holiday Hours
Ahora tendrá que aplicar las horas de vacaciones. Para aplicar las distintas horas de vacaciones por ubicación, número o todos sus números de teléfono, siga estas instrucciones:
- Inicie sesión en la cuenta de Talkdesk como un Administrador.
- Seleccione la sección 'Admin' en la parte superior de la página [1].
- Haga clic en la pestaña 'Numbers' [2].
- Marque la casilla "Phone Numbers" para seleccionar todos los números [3] o marque solo los números de teléfono para los que quiere configurar los horarios de vacaciones (también puede realizar una búsqueda de un número, nombre amistoso o línea dedicada, o filtrar por un país específico o ring group, y seleccionar un conjunto específico de números).
- Seleccione la acción masiva 'Add Holidays' [4].
- Elija uno o varios días festivos, o busque un día festivo concreto por el nombre [5].
- Seleccione las vacaciones y guarde los cambios [6]:
Nota: No se puede añadir más de un día festivo para un número de teléfono determinado. No podrá seleccionar un día festivo existente o incompatible.
- Después de aplicar los días festivos, puede hacer clic en un número de teléfono y ver los días festivos que se han añadido.
- Para eliminar los días festivos, solo tiene que seleccionar los números correspondientes [7] y, a continuación, seleccionar la acción masiva 'Remove Holidays' [8]. Solo se pueden eliminar los días festivos que ya se han aplicado al número:
Nota: El horario de vacaciones, al igual que el horario comercial, respeta la configuración de sus rutas. Por ejemplo, si cierra por Año Nuevo pero la configuración de enrutamiento es "Only when status is set to available", entonces el dispositivo de un agente seguirá sonando en Año Nuevo si está disponible.
Tenga en cuenta también que, actualmente, no se puede configurar el horario de vacaciones para las líneas dedicadas.